Quy tắc ứng xử mới khi gọi điện thoại: Nhắn tin trước và không bao giờ để lại thư thoại

Đừng để lại thư thoại

Thư thoại là sản phẩm của thời đại trước khi có tin nhắn văn bản. Nếu bạn có thông tin cần truyền đạt một cách chính xác, kịp thời, tốt hơn hết là bạn nên viết thông tin đó dưới dạng tin nhắn văn bản hoặc email. Hầu hết các điện thoại hiện nay đều có chức năng phiên âm thư thoại, vì vậy khả năng là mọi người thậm chí không nghe những gì bạn nói mà thay vào đó là đọc phiên bản văn bản (có thể không chính xác).

Các trường hợp ngoại lệ cho quy tắc không có thư thoại là gọi cho những người muốn nghe giọng nói của bạn bất kể bạn nói gì hoặc chia sẻ một số loại trải nghiệm âm thanh. Hãy nghĩ đến những người bạn thân và các thành viên trong gia đình hát mừng sinh nhật, một bản tin từ bạn bè tại buổi hòa nhạc của Taylor Swift hoặc một câu đơn giản “Anh yêu em”.

Nếu bạn có một câu chuyện dài hấp dẫn muốn kể, hãy cân nhắc gửi nó dưới dạng ghi nhớ giọng nói. Đây là phương tiện tốt nhất để độc thoại.

Nhắn tin trước khi gọi điện

Gọi điện cho ai đó mà không báo trước có thể khiến người nhận cảm thấy căng thẳng. Thay vào đó, hãy nhắn tin trước cho họ để hỏi xem họ có rảnh để nói chuyện ngay bây giờ không, họ có thể gọi cho bạn khi họ rảnh không hoặc họ có thể chọn thời gian họ muốn trò chuyện không. Nếu đó là người bạn thường xuyên gọi điện, hãy tìm hiểu thời gian lý tưởng của họ, chẳng hạn như sau giờ làm việc hoặc chỉ vào chiều Chủ Nhật.

Từ ngữ và ngữ cảnh là chìa khóa cho những tin nhắn trước khi gọi điện này. Một tin nhắn “gọi cho tôi” đơn giản có thể khiến người khác cảm thấy cấp bách và nghĩ rằng có trường hợp khẩn cấp. Làm rõ xem đó là khẩn cấp hay chỉ để bắt kịp. Nếu đó là về một chủ đề cụ thể, hãy đề cập trong tin nhắn về điều bạn muốn nói để họ có thể chuẩn bị.

Các bước này đặc biệt cần thiết cho các cuộc gọi video. Việc bắt gặp ai đó đang quay video vào thời điểm bất ngờ có thể gây bối rối cho tất cả những người liên quan. Bạn hầu như không bao giờ nên bắt đầu FaceTime hoặc các cuộc gọi video khác mà không có cảnh báo.

Bạn lo lắng về phép xã giao khi nhắn tin? Chúng tôi cũng sẽ giúp bạn.

Bạn không cần phải trả lời điện thoại

Trách nhiệm không chỉ nằm ở người gọi điện. Chỉ vì ai đó gọi điện cho bạn bất ngờ không có nghĩa là bạn phải nhấc máy. Nếu bạn đang ở trong nhà hàng, sử dụng phòng vệ sinh hoặc trong cuộc họp, hãy tắt tiếng cuộc gọi và gọi lại cho họ vào thời điểm thuận tiện.

Lizzie Post, chuyên gia về nghi thức xã giao và đồng chủ tịch tại Viện Emily Post cho biết: “Tất cả chúng ta đều có thể kiểm soát điện thoại của mình và có thể quyết định xem đã đến lúc trả lời hay chưa”. “Nếu ai đó ngắt lời bạn và bạn tức giận về điều đó, hãy đoán xem lỗi là của ai? Bạn là người trả lời cuộc gọi khi bạn không nên làm vậy”.

Để lịch sự hơn nữa, hãy gửi cho họ một tin nhắn. Điện thoại thông minh sẽ cho phép bạn gửi tin nhắn trả lời tự động khi bạn không thể trả lời, điều này rất tiện lợi nếu bạn muốn cho họ biết rằng bạn có thể nhắn tin nhưng không được nói chuyện hoặc sẽ sớm trả lời lại họ. Hãy cân nhắc thêm một tin nhắn trả lời tùy chỉnh trong phần cài đặt hoặc nhập nội dung mới mỗi lần. Đôi khi, tin nhắn mặc định có thể hơi thô lỗ.

Cảm xúc dành cho giọng nói, sự thật dành cho văn bản

Nhiều thứ không cần phải là một cuộc gọi điện thoại. Khi bạn đang cố gắng quyết định phương pháp giao tiếp tốt nhất, hãy cân nhắc xem bạn muốn nói gì.

Bất cứ điều gì đòi hỏi sự tinh tế như ý kiến hoặc vấn đề tình cảm đều được thực hiện tốt nhất qua điện thoại, bao gồm cả tranh luận, bắt kịp hoặc kết nối ở cấp độ cá nhân. Cập nhật thông tin thực tế, phối hợp kế hoạch hoặc bất cứ điều gì rõ ràng hơn thường hiệu quả nhất khi viết. Nếu có điều gì đó phức tạp và sẽ kéo dài quá lâu như một chuỗi văn bản, hãy tiếp tục và hỏi xem họ có thể nói chuyện không.

Post nói rằng “Không ai có thể cãi nhau tốt qua tin nhắn văn bản”. “Tôi hiểu rằng đôi khi cảm thấy tốt hơn khi cãi nhau qua tin nhắn văn bản vì bạn không thực sự đối đầu với người đó, nhưng bạn sẽ vượt qua nhanh hơn nhiều khi nói chuyện qua điện thoại”.

Trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, hãy giữ máy

Nếu ai đó không trả lời cuộc gọi của bạn, đừng cúp máy và hãy gọi lại cho họ ngay lập tức. Nếu họ không trả lời tin nhắn văn bản của bạn về cuộc gọi mà họ đã bỏ lỡ, đừng gửi cho họ email về việc đó. Nếu đó là trường hợp khẩn cấp, hãy nêu rõ điều đó ngay trong tin nhắn văn bản.

Sử dụng thư thoại video một cách thận trọng

Thư thoại đã chết. Hãy sống mãi với thư thoại video. Apple gần đây đã giới thiệu một tính năng mới trong bản cập nhật iOS 17 cho phép bạn để lại tin nhắn video khi ai đó không trả lời cuộc gọi FaceTime của bạn. Thật ngớ ngẩn và thú vị và nên được sử dụng theo cách đó, nhưng hãy nhớ rằng không phải ai cũng thấy chúng thú vị. Shira Ovide của chúng tôi đã sẵn sàng hủy kết bạn với bất kỳ ai để lại cho cô ấy thư thoại FaceTime (FaceMail?).

Giữ nguyên tư thế khi gọi video

Các cuộc gọi video trên FaceTime, Google Meet, Zoom hoặc Skype sẽ thu hút toàn bộ sự chú ý của bạn. Đặt điện thoại lên một vị trí nào đó sao cho toàn bộ khuôn mặt của bạn lấp đầy màn hình, không chỉ trán và mũi, và giữ nguyên cho đến khi cuộc gọi kết thúc. Khi mọi người, đặc biệt là trẻ em, di chuyển trong khi gọi video, điều đó có thể khiến người ở đầu dây bên kia mất phương hướng. Nếu bạn muốn đi lại và làm việc nhà trong khi nói chuyện, hãy chuyển sang cuộc gọi thoại.

Không sử dụng loa ngoài ở nơi công cộng

Mặc dù nhiều người (kể cả tôi) thích nghe lén chuyện phiếm của người lạ, nhưng nhìn chung, sử dụng loa ngoài ở nơi công cộng được coi là hành vi không hay. Cho dù là cuộc gọi thông thường, cuộc gọi video hay cuộc gọi qua đồng hồ thông minh, hãy sử dụng tai nghe hoặc để dành cho sau. Tuy nhiên, tai nghe chỉ giải quyết được một nửa vấn đề vì mọi người vẫn phải nghe bạn nói. Nếu bạn ở nơi đông người, như văn phòng hoặc cửa hàng, hãy chú ý đến không gian cá nhân của người khác và âm lượng của bạn.

Cuộc gọi video ở nơi công cộng cũng là một vấn đề nhạy cảm. Có những người lạ xung quanh bạn không đồng ý xuất hiện trước ống kính máy quay và họ cũng có thể nhìn thấy thứ gì đó mà họ không được phép nhìn thấy trên màn hình của bạn. Hãy căn chỉnh khung hình ảnh của bạn cho phù hợp.

Bắt đầu sàng lọc cuộc gọi một lần nữa

Apple cũng đã thêm một tính năng sàng lọc cuộc gọi mới trong iOS 17, tính năng này sẽ ghi lại thư thoại theo thời gian thực, nghĩa là bạn có thể quyết định trả lời điện thoại trong khi họ đang nói chuyện. Đối với bất kỳ ai đủ tuổi để sở hữu máy trả lời tự động, đây là một sự hồi tưởng thú vị. Sử dụng tính năng này để tránh các cuộc gọi lừa đảo từ số lạ thay vì trả lời tất cả vì tò mò.

Tính năng này vẫn còn mới nên chúng ta sẽ phải xem mọi người cảm thấy thế nào khi bị phớt lờ trừ khi họ có điều gì đó đáng nói.

Đừng ngừng nói chuyện qua điện thoại

Cuộc gọi điện thoại không chết! Mặc dù việc gọi điện thoại có thể ít phổ biến hơn hoặc liên quan đến nhiều kế hoạch hơn trước đây, nhưng đây vẫn là một cách tuyệt vời để giao tiếp. Nói chuyện với một người trong thời gian thực có thể củng cố các mối quan hệ, cải thiện sức khỏe tinh thần và giảm bớt sự cô đơn.